Tipps zur Broorganisation

Systematische Ordnung, um alle Dinge & Dokumente schnell zu finden

WISSENSWERTES ZUM THEMA BROORGANISATION

Das Arbeiten in Brorumlichkeiten mit ineffizienter Gestaltung des Arbeitsplatzes kostet Zeit, Energie und nicht zuletzt auch Geld. Wenn Ihnen mglichst stressfreies und fokussiertes Arbeiten wichtig ist, kann eine zielgerichtete Organisation im Bro beziehungsweise am Schreibtisch fr Abhilfe sorgen. Ein gut konzipierter und gestalteter Arbeitsbereich ermglicht ein konzentriertes und auch motiviertes Arbeiten, was langfristig allen Beteiligten zugutekommt.

Inhalt

1. Die richtige Arbeitsplatzgestaltung

Effiziente Mbel und Ausstattung
Broorganisation Ablagesystem

2. Systematische Organisation am Arbeitsplatz

Struktur auf dem Tisch
Umgang mit Bromaterialien

3. Zeitmanagement und Zielsetzung

Planung der Arbeitszeit
Fokus auf die Zielsetzung

4. Fazit – Das ABC der Büroorganisation

Die richtige Arbeitsplatzgestaltung

EFFIZIENTE MBEL UND AUSSTATTUNG

Bei der Broorganisation spielen die Brombel eine entscheidende Rolle. Wer an einem Tisch sitzt, der nicht ergonomisch konzipiert ist, wird hufig durch Schmerzen oder zumindest eine nachhaltig unbequeme Sitzhaltung vom Arbeiten abgelenkt. Zu den relevanten Broorganisation Tipps zhlt entsprechend neben dem passenden Tisch auch ein geeigneter Brostuhl, der auf Ihre individuelle Sitzhaltung und Gre eingestellt ist und Ihnen ein angenehmes Arbeiten mglich macht. Der Nutzen ergonomischer Sitzmbel entsteht nicht erst dann, wenn es bereits zu spt ist und Schmerzen durch eine stundenlange Fehlhaltung lngst etabliert sind.

Sie haben in erster Linie eine prventive Wirkung und sorgen dafr, dass Sie ohne Verspannungen und Haltungsprobleme arbeiten knnen. Darber hinaus zhlt auch die Brobeleuchtung zu einer effektiven Ordnung am Arbeitsplatz. Sie ist Teil einer funktionierenden Broorganisation und relevanter Aspekt im Rahmen des Arbeitsschutzes. Ein taugliches Lichtkonzept dient der Aufrechterhaltung Ihrer Leistungsfhigkeit und hat wesentlichen Anteil am Wohlbefinden whrend der Arbeit.

BROORGANISATION ABLAGESYSTEM

Ein erheblicher Teil der Bro Ordnung und der Ordnung am Arbeitsplatz wird durch ein zweckmiges Ablagesystem ermglicht. Es sorgt dafr, dass die bentigten Dokumente und Arbeitsunterlagen schnell zugnglich sind und dient somit einem funktionierenden Informationsmanagement. Ein geeignetes Konzept erfordert eine Systematik, die zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt und bei Bedarf auch fr Ihre Kollegen anwendbar ist. Wirksame Broorganisation Tipps fr die Ablage knnen dabei sowohl die auf Papier befindlichen Unterlagen als auch digitale Daten umfassen.

Nutzen Sie ein Konzept, bei dem Sie eine Ordnungsstruktur anlegen, die beispielsweise nach Kunden oder nach Themengebieten gestaltet ist. Sie funktioniert wie ein Baukasten und kann beliebig erweitert und ergnzt werden. Aktualisieren Sie Ihren Bestand am Ende eines jeden Arbeitstages und beseitigen dabei die Informationen, die nicht mehr relevant sind, um Ihr Ablagesystem stets auf dem neuesten Stand zu halten. Machen Sie es sich dabei zur Angewohnheit neue Inhalte mglichst zeitnah in Ihr System einzupflegen.

Systematische Organisation am Arbeitsplatz

STRUKTUR AUF DEM TISCH

Damit Sie eine Chance haben so effektiv und ungestrt wie mglich zu arbeiten, sollte Ihr Arbeitstisch mglichst leer sein. Neben Computer, Telefon und Schreibzeug sind dies demnach auch nur die Akten und Dokumente, die fr den jeweiligen Tag bentigt werden. Sie brauchen in der Regel kein mehrstckiges Fchersystem und kein Sortiment von verschiedenen Notizblcken.

Nutzen Sie ein einzelnes Notizbuch und das von Ihnen prferierte Ablagesystem, alles andere trgt lediglich zur Unbersichtlichkeit bei. Viele Menschen kommen mit einer Beschriftung ihrer Dokumente durch verschiedene Farben gut zurecht, andere schtzen ein geordnetes Trennblattsystem. Verwenden Sie fr Ihre Broorganisation Hilfsmittel, die Ihnen die Arbeit erleichtern, nicht zustzlich erschweren. Auch ein funktionierendes Kabelmanagement kann dabei helfen, den Arbeitsplatz aufgerumt zu halten. Dies gilt vor allem dann, wenn viel Technik in Gebrauch ist.

UMGANG MIT BROMATERIALIEN

Die Organisation im Bro wird durch Aktenschrnke, Archivregister, Rollcontainer und die Materialien auf dem Tisch untersttzt. Hier ist es sinnvoll nur die Schrnke in der Nhe zu haben, die fr Ihre Arbeit relevant sind. In vielen Bros befinden sich meterweise Ordner, die lngst ins Archiv knnten. Entlasten Sie sich durch ein bersichtlich gehaltenes Schranksystem, in dem Sie sofort finden, was Sie bentigen. Auf Ihrem Tisch sind im Idealfall nur die Schreibwaren, die Sie auch tatschlich verwenden. Sortieren Sie stets aus, was defekt ist und nicht mehr bentigt wird. Hufig ist das zu Beginn weit mehr als die Hlfte des Bestands. Wenn Sie eine Tendenz zu kreativem Chaos haben, achten Sie darauf am Ende eines jeden Tages Ihren Arbeitsplatz aufzurumen und fr den nchsten Einsatz vorzubereiten. Dies dient nicht nur einem guten Start am folgenden Tag, sondern hinterlsst auch ein Gefhl des Schlussstrichs zum Auftakt in den wohlverdienten Feierabend.

Zeitmanagement und Zielsetzung

PLANUNG DER ARBEITSZEIT

Zu einer funktionierenden Broorganisation zhlen nicht nur die Bro Ordnung und die Organisation am Arbeitsplatz, sondern ein effizienter Umgang mit der zur Verfgung stehenden Zeit. Ein Wochenplan kann Ihnen helfen, die anstehenden Aufgaben in ein sinnvolles zeitliches Konzept zu bringen. Sie knnen dabei fr die tglichen Routinettigkeiten, beispielsweise die Bearbeitung von Mails und Telefonaten, eine feste Zeit eintakten. Eine weitere Zeitspanne sehen Sie fr Arbeitsprojekte und Meetings vor. Zustzlich ist ein Zeitfenster fr Pausen und Unvorhergesehenes hilfreich.

Ein kleiner Bereich der Arbeitszeit sollte offenbleiben und nicht verplant werden. Auf diesen knnen Sie ausweichen, wenn es innerhalb einer Zeitspanne eng werden sollte oder Sie generell fr die Art Ihrer Ttigkeit Puffer bentigen. Nehmen Sie sich die Zeit fr einen Wochenplan, der die Themen in passende Blcke aufteilt und beginnen Sie jeden Arbeitstag mit einer Tagesplanung inklusive der zugehrigen To-do-Liste.

FOKUS AUF DIE ZIELSETZUNG

Fr den erstellten Zeitplan empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in Bezug auf die unterschiedlichen Ttigkeitsfelder. Bei der Durchfhrung der anfallenden Arbeit ist es wesentlich, die eigentlichen Ziele im Sinne einer Kosten-Nutzen-Analyse im Hinterkopf zu behalten. Aufgaben lassen sich in unterschiedliche Relevanzbereiche aufteilen. Sie werden nicht durchgefhrt, weil sie seit Langem zur tglichen Routine gehren, sondern weil sie nach wie vor relevant sind. Ineffiziente Ablufe drfen hinterfragt und auch abgeschafft werden.

Bei Bedarf lassen sich Aufgaben delegieren und auf mehreren Schultern verteilen. Verabschieden Sie sich von allzu vielen Multitasking-Ttigkeiten. Es hat sich bewhrt, den Fokus auf ein einzelnes Ziel zu legen und die entsprechende Arbeit systematisch und vor allem einzeln zu erledigen. Je mehr Bereiche parallel funktionieren mssen, umso problematischer gestaltet sich das Erreichen des geplanten Tagesziels. Nehmen Sie sich mindestens monatlich eine Stunde Zeit, um Ihre Arbeitsweise kritisch zu prfen und gegebenenfalls zu verbessern.

Fazit - Das Abc der Büroorganisation

Um einen ergiebigen Arbeitstag zu gewhrleisten und das tgliche Arbeitspensum gut zu bewltigen ist eine funktionierende Broorganisation unverzichtbar. Sie erleichtert Ihre Arbeitsablufe, beseitigt ein berma an strukturbedingten Zeitfressern und dient der Verbesserung Ihres Tagesablaufs. Eine Begleitung durch entsprechende Produkte, vom geeigneten Stuhl bis hin zum perfekten Ablagesystem, erleichtert dabei Ihre Arbeit.

Ordnungssysteme helfen bei der Strukturierung.
Aufgerumte Tische frdern ein konzentriertes Arbeiten.
Passende Mbel sorgen fr eine ergonomische und gesunde Arbeitsweise.
Eine gute Zeitplanung macht die Ablufe effektiver und effizienter.
Das Durchbrechen von Routine und das Setzen von Zielen optimieren die Arbeit.
Die richtige Organisation des Bros spart langfristig Zeit und Geld.

Nicht zuletzt sorgt ein aufgerumtes Bro fr einen deutlichen Zuwachs an Zufriedenheit. berfrachtung und Chaos sind nur fr sehr wenige Menschen problemfrei zu bewltigen. Fr die meisten Menschen ist ein angenehmes und strukturiertes Arbeitsumfeld hilfreich und untersttzend.